예식장 예약 시 참고 할만한 보증인원과 하객인원 파악하는 팁

결혼식으로 가는 관문 중 하나인 예식장 예약.

예식장 예약 중에 쉽지 않은 결정이 있습니다. 바로 보증인원, 하객인원 파악.

대관료, 그리고 생화 폐백같은 옵션은 내가 선택한 것에 따라
금액이 정해지지만

결혼식에 참석할 인원은 불확실 한 것이라 알기가 쉽지 않습니다. 그렇다고 청첩장을 주며
“결혼식에 참석하시겠습니까? YES or NO” 라는 선택문구를 보내서 답장 받을 수 없는 노릇이고,

결혼식 올꺼야 말꺼야 라고 직접적으로 물을 수 도 없습니다.


그리고 보증인원 x 식대는 최소한의 사용료이기 때문에,
임의로 정했다가 비용을 더 쓸 것같아 결정하기 어렵습니다.

보증인원보다 하객들이 덜 오더라도 요금은 보증인원만큼 지불해야 하기 때문이죠.


그래서 보증인원을 판단 할때 참고하기 위한

하객수를 파악하는 방법. 추정방법에 대한 팁을 알려드리겠습니다.

1. 청첩장 명단 작성하기

당연하게도 결혼식 참석을 할 수 있는 사람은 결혼한다는 소식을 들은 사람입니다.

회사 또는 지인으로 부터 결혼한다는 소식은 어떻게 들으셨나요?
많는 경우에 청첩장을 전달 받으며 결혼한다는 소식을 들을 겁니다.
그렇습니다. 결혼식 참석예상 인원을 우선적으로 파악하는 방법은 청첩장을 드릴 명단을 작성하는 것입니다.

특히, 부모님께서 몇명이 올지 잘 모르겠다고 하시는 경우,
청첩장 몇장 돌리실거에요?
문자로 보내는 실 분들 몇명인지 정리해 주실 수 있으세요?


라고 묻는 다면, 부모님측에서 몇명이 올지 어느정도 감을 잡을 수 있습니다.


본인 + 부모님 + 배우자 + 배우자부모님의 청첩장 돌릴 명단을 파악하는 것이 첫번째 순서 입니다.

부모님의 경우 친척, 아는분 통해서 더 오시긴 합니다.
이 경우 어떻게 해야하는지 마지막 부근에 적어보겠습니다.

2. 인맥 관계 정리, 분류

청첩장을 보낼 명단을 작성 했으면 다음 순서는 분류를 해야 합니다.

분류는 자신이 정리하기 좋은 것을 기준으로 삼습니다.

정답은 없으며 마지막 3번으로 결론짓기위한 과정입니다. 자신에게 맞는 방법으로 분류해 보세요.
아래는 예시입니다.

1) 초중고 대학, 직장순으로 정리

학창시절부터 관계를 이어온 친구들, 그리고 사회, 군대등 성인이 된 이후 알게된 인연으로 정리하는 방법이 있습니다.

엑셀로 정리하는 방법도 있고, 여러장의 종이를 준비하여 각 장마다 대학교, 직장, 학창시절등을 적어서 정리해도 됩니다.

그룹별로 묶어서 이름을 아래방향으로 쭉 적어놓으세요.

이름 적은 오른쪽에 참석여부를 적을 것이라서 세로로 이름을 나열하여 적는 것을 추천 드립니다.

 

2) 친밀도에 비례하여 정리

친한사람, 자주연락하는 사람, 자주보는 사람을 그룹으로 하고

그외 아는 사람그룹으로 구분하는 방법도 있습니다.

이 방법은 결혼식에 확실하게 올사람을 체크하기 좋은 방법인데,

‘그외 아는 사람 그룹‘으로 분류되는 사람이 훨씬 많을 수 있습니다.

위 1)번의 방법과 혼합하여

친한사람 과 그외(고등학교, 대학교, 직장등)으로 분류하는 방법도 있습니다.

3) 결혼식에 참석했던 사람, 축의금을 냈던 사람으로 분류도 가능

이 방법은 부모님이 사용할 수 있는 방법입니다.
그리고 결혼이 늦으신 분도 사용하면 좋을 방법 입니다.

경조사란 것은 우리나라의 정을 볼 수 있는 문화인데
받은 것을 보답해야 하는 것이 인지상정이므로

남의 딸, 아들 결혼식 가서 축의금 냈던 부모님이 보답을 받을 수 있는 기회입니다.
그리고 늦게 결혼하느라 많는 결혼식에 참석하여 무수히 냈던 축의금을 회수할때 입니다.

핸드폰 전화번호부를 열어서 축의금을 냈던 사람의 이름을 하나씩 정리합니다.

(이때 청첩장 보낼 명단에 없던 분도 추가될 수 있습니다.)

너무 오랜만에 연락해 미안해서 청첩장을 못보내겠다라고 생각하지 마세요.

경조사란 것은 주고 받는 문화 입니다. 시간이 지났어도, 보내신게 있다면 받으셔도 됩니다.

축의금을 보냈던 사람에게 청첩장을 보냈는데, 입을 싹 닦는 사람이 있다면.

관계를 다시 생각해보셔도 좋습니다. 재정상태가 심각한 경우가 아니라면 몇만원밖에 안될텐데 모른척한다는건 좀 어려운 관계가 되겠죠.

3. 올사람을 체크하자.

위 1~2번을 작성 했다면 보증인원이 어느정도 추려졌을 겁니다.

좀 더 정확하게 하고 싶은 분들은 정리하고 분류한 명단에

확실하게 올사람을 체크하는 겁니다.

확실하게 올사람을 어떻게 체크하냐구요?

참석할 가능성이 높은 사람을 생각해 봅시다.



당신의 결혼식장에 참석할 가능성이 높은 사람은

첫째 친밀감이 높은 사람입니다.
둘째 내가 결혼식에 참석했거나 축의금을 지급했던 사람입니다.
셋째 현재 일하는 동료입니다.


부모님의 경우도 위 기준을 삼으면 어느정도 파악이 가능할 겁니다.

친밀감이 높는 사람은 긴밀하게 지내고 자주 연락하는 사이.
그리고 학창시절 친구들. 자주 보진 못하더라도 가끔 보면 어색하지 않고 친밀한 사이, 그리고 친인척이 될 수 있습니다.


다음으로 결혼식에 참석했던 사람, 축의금을 당신과 부모님이 지급했던 사람은 아무래도 참석할 확률이 높습니다.

그런데 이 부류는 다른 지방에 있어서 식장이 먼 경우 참석하지 않고 축의금만 보내는 분들도 있으니 보증인원에선 제외하는 것이 좋습니다.

마지막으로 직장동료, 모임, 조직의 가장 가까운 동료입니다.

같은 부서내 결혼하는 사람의 결혼식엔 참석하는 것이 일반적이라 확률이 높다고 했는데 조직문화에 따라 다를 수 있습니다.

어떤 조직의 경우 팀장, 모임장만 대표로 참석하는 경우도 있습니다.

위 방법으로 확실하게 올사람을 제외하고 나면 남은 명단을 가지고 자신만의 기준을 세워서 추려도 됩니다.

올지 말지 애매한 사람을 최소화 하는 것이 목적입니다.

4. 보증인원 파악과 하객인원 정하기까지

결혼식 참석 가능성 높은 분들을 정리한 후
애매한 사람들 비중이 대략 20% 미만이면 보증인원을 뿐만 아니라 하객인원을 정하기도 쉽습니다.

보통 예식장에선 하객인원보다 음식을 좀 더 준비하는데 그 비중이 10~20%정도 됩니다. (이 내용은 예식장에 문의하여 확인 받으세요.)

예를 들면 300명 명단이 작성되었고 올 확률이 높은 사람들이 240명(80%)
애매한 사람들이 60명 (20%)이면

보증인원은 200명 이라도 문제 없습니다.
애매한 사람들이 전부 안오고 올 확률이 높은 사람이 예상과 달리 덜 오더라도 충분히 커버할 수 있습니다.

보통 예식장의 평균 보증인원이 200명 정도라고 하는데,
규모가 큰 곳은 최소보증인원이 300명이 되는 곳이 있습니다.

위 예시의 경우엔 최소보증인원 300명을 조건으로 하는 예식장 예약은 힘들게 됩니다.


그리고, 애매한 사람 비중이 높으면 결정하기 어려울 수 있는데, 그럴땐, 50%이상 올거라고
하객수를 예상하는 것을 추천 드립니다.

명단 300명을 작성했고,
확실하게 올사람이 150명, 애매한 사람이 150명이라면

애매한사람의 50%이상은 올거라고 잡는 것입니다.

그러면 확실하게 올것같은 사람 150명 + 애매한 사람 75명 = 225명을 하객인원으로 예상하는 겁니다.

그리고 역시 마찬가지로

예식장에 식사는 10~20%정도 더 준비할 수 있는지 확인해보시고요.

225명을 하객인원으로 예상했지만
10~20% 더 오더라도 예식장에서 여유있게 식사를 준비하여
247명~ 270명까지 식사를 커버할 수 있습니다.




애매한 사람 50% 이상 올거라는 기준은 참석한사람 대부분 식사를 하셨으면 하는 마음과
비용을 추가로 더 지불하지 않는 마음의 중간지점이라고 생각합니다.

예식장와서 식사도 못하고 가면 죄송스러운 마음이 들것이고
보증인원에 모자라서 식대가 더 나가면 아무래도 아까울 수 있습니다.


그래서 최소보증인원도 충족하고,
예식장에 여유로운 식사를 준비해달라고 하여
예상보다 더 오더라도 식사를 하지 못하는 분들이 없게,
최소보증인원보단 더 많이 올 수 있는 방법이라 생각합니다.







길게 썻지만 핵심은

① 올 가능성이 높은사람과 애매한 사람을 분류하고
② 애매한 사람 중 참석은 50%정도만 할것이라고 생각해서
③ 위 ① + ②번을 합계한 것으로 하객 예상인원으로 하고
④ 예식장엔 하객 예상인원보다 식사를 10~20% 여유있게 준비해 달라고 하는 것입니다.




하객인원은 몇일전(식사준비를 할 수 있는 시간)에 변경이 가능할것이라고
예식장에서 안내해 주실 것이니 이후에 상황이 바뀐다면 조율이 가능합니다.

성공적인 결혼식을 응원합니다.

.....

집단모임을 못하게 하는 몇년전의 특수한 상황을 제외하면
위 방법으로 하객인원을 어느정도 파악 하실 수 있을 겁니다.

하객인원을 파악하는 방법은 사람마다 다를 수 있고, 정답은 아닐 수 있지만
맞출 확률을 높이는 프로세스를 순서에 따라 정리한 것이니

해당 내용을 참고하시기 바랍니다.