사업체를 운영하는 분들이 꼭 알아야 할 통장 자금 관리, 직원 횡령 막는 방법

10년 동안 믿고 맡겼던 직원이 통장의 예금을 자신의 계좌로 이체하여 해외로 도피한 사건.

회삿돈으로 주식투자를 해서 회사를 문 닫게 한 사건.

그 일을 저지른 사람들은 정말 악한 사람들일까요?

아니오. 그렇지 않습니다.
그들은 선량한 사람이었고 돈의 유혹에 이기지 못했을 뿐입니다.

돈이란 것은 강력한 매력을 가지고 있고, 눈앞에 있으면 누구나 가지고 싶어 합니다.

특히나, 회사에서 돈, 자금을 다루는 사람들이
자금관리, 통장관리에 허술함을 발견하였을 때, 나쁜 마음을 먹기도 합니다.

실제로 지금 당신의 직원은
나쁜 생각을 한번쯤 했어도

실행은 하지 않았을 뿐입니다.

문제는 그 직원의 재정이 안 좋아지거나,
참을 수 없는 유혹으로 인해 돈이 필요하거나 하게 되면,

나쁜 마음은 언제라도 실행할 수 있습니다.


그래서 사업체를 운영하는 당신은 그들을 통제할 수 있는 수단을 알아야 합니다.

통제하지 않으면 언젠가 당신에게도 횡령이란 것이 현실로 일어날지도 모릅니다.

횡령으로 인해 수십 년간 일궈왔던 것들이 한순간에 무너질 수 있습니다.

부정을 방지하는 자금 통제 방법에 대해 알려드리겠습니다.

 

1. 권한 설정

은행에서 자금을 최종 이체할 수 있는 사람은 당신이어야 합니다.

직원들에게 맡기는 것은 계좌이체를 위한 사전작업의 권한만 주어야 합니다.

예를 들면,

① 당신의 명의 (또는 운영하는 법인명의) A 계좌에서 B계좌로 옮기는 권한.

② 타인명의 (외부 이체)를 위한 이체 리스트를 작성. 또는 은행에 등록.

정도의 권한만 주는 것입니다.

1) 당신의 명의 (또는 운영하는 법인명의) A 계좌에서 B계좌로 옮기는 권한.

회사는 목적에 따라 계좌를 다수 보유할 수 있고, 입금도 여러 곳에서 받을 수 있습니다.

그런데, 모든 계좌를 통제하는 것은 우리나라 은행 특성상
OTP나 보안카드를 여러 개를 보유해야 하기 때문에 번거롭습니다.

그래서 외부로 출금할 수 있는 메인 계좌를 제외한 모든 다른 계좌는

이체할 수 있는 계좌를 지정하는 것입니다.

당신이 보유하는 은행 계좌가 총 3개이고 A, B, C 계좌라고 한다면

A 계좌만 지정계좌 등록은 하지 않고 그 계좌의 출금권한은 당신만 가지고 있는 겁니다.

B계좌는 A와 C로만 보낼 수 있게, C계좌는 A와 B 계좌로만 보낼 수 있게
통제하는 겁니다.

이를 '지정계좌 등록"이라고 하는데,
은행에 요청하여 서류를 안내받고 진행하면 은행 전산에 자동 등록되어 통제가 됩니다.

직원들은 B와 C만 이체할 수 있어서 각 계좌별로 들어온 수금을 모아서 정리할 수 있습니다.

A 계좌는 사장 또는 대표인 당신만 이체 가능하기에
당신이 모르는 계좌로 이체하는 경우는 드물게 됩니다.

은행에서 알아서 해주는 서비스가 아니라
계좌를 새로 만들 때 직접 해야 합니다. 그런데, 놓치는 경우가 있습니다.

그래서 지정계좌가 등록되었는지 은행에 최소 분기별로 한 번씩 확인해달라고 하는 방법도 있습니다.

2) 타인명의 (외부 이체)를 위한 이체 리스트를 작성. 또는 은행에 등록.

A 계좌를 이체할 수 있는 권한은 당신에게만 있지만,

당신이 직접 거래처에 이체할 리스트를 만들고 계좌를 적어서 은행에 이체하진 않을 겁니다.


직원들이 그 작업을 할 것이고 엑셀이나 은행 홈페이지에 직접

보낼 계좌와 금액을 등록하게 만든 다음

결재를 올리게 하는 겁니다. 당신이 승인하지 않으면 이체가 되지 않는 시스템입니다.

결재 시스템은 은행마다 달라서
주거래 은행에 문의하시면 더 자세한 답변을 들으실 수 있습니다.


결재 단계는 3단계로 만드는 법을 문의해보세요.

담당자 > 검토자 > 승인자(당신)

이렇게 3단계로 진행하는 것이 기본입니다.

검토자가 들어간 이유는 아래 2번 단락에서 자세한 설명을 하겠습니다.

2. 다중 승인

부정을 방지하는 방법 중 널리 알려진 것으로
여러 사람이 연관되게 하는 것이 효과가 좋습니다.

두명이 부정을 저지를 확률이 한명이 부정을 저지르는 확률보다 현저하게 낮습니다.

그 이유는 다른 사람이 날 배신하지 않을까란 두려움과

돈을 나눠먹기 때문에 횡령에 대한 매력이떨어지기 때문입니다.


자금을 이체를 본인 외에 두사람이 결재라인에 들어가게 되면

담당자와 검토자가 부정을 저지를 확률이 현저하게 줄어듭니다.

담당자 > 검토자 > 승인자(당신)

위 시스템에서
담당자가 회사의 자금을 횡령하기 위해선, 검토자와 함께 해야 합니다.

수억 원의 횡령을 하기 위해서 검토자와 모의를 해야 하는데,
보통 50 : 50으로 나눠 가질 것이고, 그래서 본인이 가져가는 돈이 적어지는 것에 망설이게 되고
검토자가 고발하지 않을까란 걱정에 섣불리 얘기를 꺼내지도 못하게 됩니다.


이렇게 내부통제를 위해선 최소 두 명 이상 엮는 것은 기본입니다.

그런데, 문제는 두 명이서 작당모의를 할 수 도 있는 것입니다.

그 우려를 해소할 수 있는 방법은 아래 단락에 설명하겠습니다.

3. 점검. 계좌 대사

팬옵티콘[Panopticon]이라는 감옥을 아시나요.

1791년 영국 철학자 제러미 벤담이 죄소를 감시하기 위해 만든 감옥인데,

중앙의 원형 공간에 감시탑을 세우고,
감시탑을 따라 죄수의 방을 빙 둘러서 만들어 놓았습니다.
죄수의 방은 밝게 하여 감시탑과 죄 수방에서 볼 수 있게 했고,
감시탑은 어둡게 해서 감시자가 어디를 보고 있는지
감시자가 있는지도 모르게 고안했습니다.

이 감옥은 죄수들이 항상 자신들이 감시받고 있다는 생각을 가지게 만들게 되어,
섣불리 탈옥이나 나쁜 짓을 하지 못하게 하였고, 다른 죄 수방에서도 본인의 방이 보이기 때문에 서로를 감시하게 되는
효과까지 나타나게 되었습니다.
오히려 간수가 없더라도 죄수들은 그 사실을 알지 못하기 때문에
간수들의 업무시간은 줄어들었고요.
감옥 이야기를 하는 이유는 여기서 배우고 활용할 점이 있어서 그렇습니다.

당신은 직원들에게
당신이 예금잔액, 이 체 한 곳이 잘못된 것은 아닌지 등

자금통제에 관심이 있다는 것을 알려야 하고
수시로 점검하는 것을 보여줘야 합니다.


직원들에게 계좌 현황 보고서를 수시로 받아야 하고
자금이 이체된 내역을 주간, 보름 또는 한 달 동안 집계하여

계좌번호를 기준으로 월별 이체된 금액 리스트를 만들어야 합니다.

필요하면 과거 데이터를 모으고
이 글을 본 이후엔 매월 만들어서 앞으로 사업을 접을 때까지 관리해야 합니다.


그 계좌번호별로 이체된 내역을 보고 비정상적인 자금이체가 있는지 수시로 점검해야 합니다.

K거래처에 xx계좌로 꾸준히 돈이 나았는데 6월만 mm계좌로 지급이 되었다면 확인해봐야 합니다.

아마도 거래처가 많으면 확인이 쉽지 않을 겁니다.

거래처에서 요청하여 한 달 치만 다른 곳으로 이체했을 수도 있으니까요.

직원에게 통장사본을 달라고 해서 확인하세요.


그리고 이 작업은 직접 하는 것이 좋습니다.
담당 직원에게 이 계좌 대사 방법을 알려주는 것은 자제하세요.


차라리 검토자에게 알려주고 보고를 받으십시오.
계좌를 직접 입력하는 담당자보단 검토자가 좋습니다.


이 계좌 대사를 하는 이유는,

잘못 이체된 것이 있는지 확인하는 것도 물론 있지만,
그보다 더 큰 이유는 본 단락 처음에 이야기했던 감시의 목적입니다.

담당자, 검토자 모두 당신이 관심을 가지고 있고 수시로 점검한다는 사실을 인지하면,

섣불리 부정을 저지르지 못합니다.

여기서 팁 하나는
계좌 대사를 시킬 때는 매월 정해진 날에 하지 말고 랜덤 하게 요구하세요.

그래야 감시의 효과가 더 커집니다.

감시의 효과는 CCTV를 생각하면,
하지 않을 이유가 없습니다. 우리나라 범죄율이 상당하게 떨어진 이유 중 하나가 CCTV라고 하죠.

4. 계좌관리는 별도 담당자로

외부로 이체하는 통장의 권한을 당신이 가지고 있더라도

당신은 상당히 바쁜 사람일 수 있습니다.

사업을 고민하고 사람 만나느라 바쁜데 자금이체를 하라는 것에 불만을 가질 수 있습니다.

그렇다면,

위 3가지 통제에 한 가지만 더 추가하시고,

자금 이체하는 사람을 지정하세요.

바로 거래처 계좌 관리하는 사람과 은행 사이트에 이체를 등록하는 사람을 별개로 두는 것입니다.

ERP 시스템이 갖춰져 있고 계좌번호 등록 권한을 구분할 수 있다면,

이체를 등록하는 담당자는 계좌번호를 볼 수 없고 수정할 수 없어야 합니다.

가장 베스트는 ERP와 은행이 연동돼서 ERP에 등록된 계좌만 은행이체 리스트에 올라가는 것이지만,
이 시스템을 갖추고 있는 회사는 규모가 좀 있는 곳일 겁니다.

이 시스템이 없더라도 괜찮습니다.

계좌 관리자를 지정해서,

승인 단계를 하나 더 추가하는 겁니다.



담당자 > 검토자 > 승인자(당신)

프로세스에서 담당자와 검토자 사이에 계좌관리 담당자를 추가하는 겁니다.


담당자 > 계좌 관리자 > 검토자 > 승인자(당신)

계좌 관리자는 담당자가 은행 사이트에 올린 계좌번호를 검증합니다.
이때 눈으로 검증하지 말고 엑셀이나 데이터베이스로 만들어 놓고 수식을 활용하여 검증하면 시간이 오래 걸리지 않습니다.
계좌관리자는 거래처의 관리하고 있는 계좌 리스트와 담당자가 올린 계좌가 맞는지,
예금주가 맞는지를 확인합니다. (은행에 이체리스트를 올리면 거의 모든 은행은 예금주가 확인됩니다.)


계좌 관리자를 은행 결재단계에 추가해도 되지만,
결재단계가 하나 추가되면 아무래도 지금 이체에 시간이 걸리게 되고

담당자가 일하기 힘들어지기 때문에,

서면으로 확인받는 방법도 있습니다.

서면으로 출력해서 계좌 관리자에게 전달하고 확인이 끝났으면 서류에 서명하라고 하여 당신에게 제출하라고 하면 되는 것입니다.

5. 통제방법을 4가지 이상 구축했다면, 최종 이체 맡기는 것을 생각해보자.

위 4번의 계좌관리자까지 추가하면 자금이 나가는 것은 당신을 제외한 직원 3명이 연관됩니다.

3명이 되면 위 2번에 이야기한 다중 승인의 효과가 더 강력해집니다.

단, 다중승인 절차가 늘어날수록 부정방지 효과가 커지지만, 너무 많으면 업무에 불편할 수 있습니다.

3~4명까지가 적당한데,

3명으로 다중 승인 절차를 만들어 놓고
당신이 수시로 검증하는 방법이 효과적입니다.

※ 내부고발의 길을 열어 놓자

다중승인의 마지막 안전장치는 내부고발을 할 수 있는 환경을 만들어 주는 것입니다.

부정을 발견했다고 하더라도
상사의 권력, 직원의 특성으로 직접 당신에게 와서 말하기 어려울 수 있습니다.

당신은 부정행위가 있을 시 언제라도 편히 얘기할 수 있는 환경을 만들어주어야 합니다.
그것은 이메일이 되었든 개인 카톡, 문자가 되었든, 방법은 당신이 찾는 겁니다.

그리고 고발한 직원에게 절대 차별과 보복이 없음을 알려야 합니다.
고발한 직원에게 포상에 대한 이야기도 할 수 있습니다.

위 내용을 참고 삼아 내부고발이 가능하다는 것을 주기적으로 알려주어야 하는데,
구두로 생각나는 대로 말하는 것보다 문서화해서

이메일이나 문자로 보내는 것이 좋습니다.

말로 이야기하다 보면 감정이 들어가서 내부고발 안 하기만 해 봐, 너희를 못 믿어라는
부정적인 인식을 당신도 모르게 줄 수 있기 때문에

평이한 말로 내부고발이 가능하다는 내용으로 보내세요.

위 1~4번까지 통제하는 것을 모두 구축하고
운영이 잘된다고 하면,

최종 이체를 믿을 수 있는 사람에게 맡겨보는 것입니다.
(아이러니하게도 이체 권한을 넘겨주는 순간부터 믿을 수 있는 사람은 의심할 수 있는 사람으로 인식 변화해야 하고요)


그 믿을 수 있는 사람만 통제해서 보고만 잘 받아보면 됩니다.

그러면 당신은 사업에 더 열중할 수 있습니다. 미래사업, 매출과 손익에 더 집중할 수 있습니다.