직장인 메일 작성 방법. 신입사원 경력사원 메일 작성 순서 주의사항과 예시

 
회사에서 업무를 진행하다보먄 여러 의사소통 수단을 사용하게 됩니다.
 
대면, 회의, 전화처럼 표정과 바디랭귀지, 말 억양을 느끼면서 의사소통할 수 있는 것이 있고
텍스트로 작성하는 이메일이 있습니다.
 
의사소통과정에서 텍스트는 상대방의 표정, 말투를 알지 못하기에
메일은 조심해서 사용해야 하는 수단입니다.
 
효과적으로 메일을 작성하는 법에 대해 알아보겠습니다.
 
 
 
 

직장인 업무 메일 작성 법

1) 내용이 담긴 제목

 
메일의 제목은 중요하지만 대략 작성하는 분들이 많습니다.
 
본문을 읽으면 메일 내용을 알 수 있지만,
메일은 나중에 검색해서 찾아보는 일도 많기 때문에
 
내용에 맞는 적절한 제목을 작성해야 나중에 찾기 쉽습니다.
 
그리고 상대방이 핸드폰으로 메일을 확인하는 경우도 있습니다.
 
스마트폰에 메일이 오면 제목만 보이게 됩니다.
 
메일의 제목만 보고 어떤내용인지 짐작할 수 있게 핵심을 담은 것으로 제목을 작성하시는 것이 좋습니다.
 
 
 

2) 인사와 목적

 
메일에 맨 처음 들어갈 내용은 인사와 목적입니다.
 
메일을 여러번 보내더라도 안녕하세요. 라는 문구는 계속 넣어도 지나치지 않습니다.
 
인사없이 용건부터 시작하는 메일은 사무적, 강압적, 고압적인 태도로 보여질수도 있습니다.
 
인사는 기본으로 시작하시고
 
어떤 목적으로 메일을 썼는지를 기재 합니다.
 
장황한 내용보다 목적을 적는 이유는 의사전달력에 있습니다.
 
목적없이 장황하게 내용을 설명하고 적어내려가면
메일을 받는 사람은 여러가지 생각을 하면서 읽어가야 합니다.
 
이 사람은 어떤것을 원하는거지? 내가 주목해야 할 내용은 뭐지? 라는 질문을 하면서
읽게 되는데, 어떤 것을 원해서 메일을 썼는지가 명확하지 않으면
 
메일을 여러번 읽게 만듭니다.
그러다 '대체 무슨소리하는지 모르겠다.' 라는 악평을 들을 수도 있습니다.
 
어떤 이유로 메일을 썼는지 붙터 시작을 하면
상대방이 메일을 읽어갈때 그 목적과 연관지어 생각하고 어떻게 답장을 할건지 구상할 수 있게 합니다.
 
 

[예시]

안녕하세요. OOO 과장님
 
메일을 드리는 이유는 제출해주신 예산비용 집계에 대한 내용을 설명하기 위해서 입니다.
 
 ~~~~
 
 

 

3) 본문 작성

 
목적을 설명하기 위한 내용을 작성 합니다.
 
장황한 설명을 긴 문장으로 하는 것은 가독성이 떨어집니다.
 
문장은 짧고 간결하게 써야 상대방이 더 잘 이해할 수 있습니다.
 
그리고 번호를 매겨서 작성하거나
 
표를 만들어서 보여주면 상대방의 이해를 도울 수 있습니다.
 
설명 > 번호 (또는 표) 의 형식으로 작성하면 좋습니다.
 
 

[예시]

 
예산비용 집계 일정
 
1. 집계 기간 : 20x4년 1월~6월
2. 파일형식 : 메일첨부 "xxx 예산비교표" 엑셀에 실적 작성 제출
3. 제출일자 : 20x4년 7월 25일
 
 
 

4) 마무리

 
상대방이 해야할 행동을 한줄로 정리해서 알려줌과 함꼐 마지막 감사인사를 하면서
맺으면 됩니다.
 
 

[예시]

 
예산비용 집계 일정 준수하여 주시고
일정에 차질이 생길 경우 언제라도 연락주시기 바랍니다. 
 
감사합니다.
 
 
 

5) 점검

 
메일을 작성하자마자 보내는 것이 아닌 보내기전 점검을 해야 합니다.
 
받는 사람 (to) 참조 (cc) 모두 알맞게 들어갔는지 확인하고
 
내용에 오탈자, 일정오류등이 있는지 체크합니다.
 
가장 중요한건 첨부파일 체크 입니다.
 
제대로된 파일이 첨부되었는지 반드시 확인합니다.
 
간혹 저장버튼을 누르지 않고 파일을 첨부하여
잘못된 자료가 보내지는 경우가 흔합니다.
 
파일을 잘못 첨부하는 경우도 있습니다.
 
마지막 점검은 약간의 시간만 투자하면 됩니다.
 
메일 내용이 오류가 있거나 파일 첨부가 잘못되거나 하는 경우
그 사람의 평가가 안좋게 됩니다.
 
약간의 시간 투자로 본인의 평판을 올릴 수 있는 방법은
메일 보내기전 점검입니다.